Oppgave - Case

Bakgrunn

Organisasjonen er en offentlig kompetansebedrift med en sentral rolle i landets velferd og utvikling av infrastruktur. Organisasjonen har nærmere 6.500 ansatte som er fordelt over hele landet.

Organisasjonsstrukturen er av klassisk, industriell oppbygging og den er organisert i to forvaltningsnivåer: et direktorat og fem regioner (nord, midt, vest, sør og øst). Disse fem regionene har underliggende avdelinger med egne oppgaver, arbeidsprosesser og systemer. En forenklet fremstilling av organisasjonsstrukturen er vist i figur 1.

Figur 1: Enkelt oppsett av organisasjonens oppbygging, med avdeling som anskaffet systemet

Organisasjonen hovedoppgave er utbygging av infrastruktur. I forbindelse med dette arbeidet er det stort behov for samarbeid, både internt og med eksterne utbyggere som er leverandører til denne organisasjonen. Dette samarbeidet går i og på tvers av regionene og med de private utbyggerne som organisasjonen samarbeider med.

Historisk har det i liten grad vært praktisert samarbeid på tvers av regionene i forbindelse med planlegging for utbygging av infrastrukturen. Avdelingene innad i en region samarbeider eller kommuniserer også i liten grad vedrørende gjennomføringen av prosjekter. Det er også i liten grad samarbeid i forhold til erfaringsutveksling i forbindelse med evaluering av gjennomførte prosjekter.

I denne casen ser vi nærmere på planlegging og gjennomføring av implementeringen av et digitalt planleggings- og koordineringssystem i Planenheten i en av regionene (se grønn enhet i Figur 1).

Prosess før endring

Arbeidsprosessen i enheten slik den var kan kort forklares slik:

• Utbygger 1 utarbeider en plan om utbygging av infrastruktur
• Entreprenør for utbygger sender inn søknad for godkjenning av å gjøre inngrep i det geografiske området som planen berører.
• Planen blir godkjent av en saksbehandler i forvaltningsavdelingen og entreprenør startet opp med utbyggingen når de får tilbakemelding på at søknaden er godkjent.
• Samtidig eller i samme utbyggingssesong planlegger Utbygger 2 en plan for utbygging i samme geografiske område og denne planen blir også godkjent, men av en annen saksbehandler i forvaltningsavdelingen.

Problemet er at Forvaltningsavdelingen ikke har et system som viser at det er planlagt utbygging i samme geografiske området. Resultatet er blant annet at utbyggerne ikke vet om hverandres aktivitet i området. Utbyggerne får ikke samarbeidet om utbyggingene, og de mister muligheten til å benytte de samme entreprenørene til prosjektene som skal foregå i samme geografiske område. Organisasjonen opplever også økte vedlikeholdskostnader ved at det er mer eller mindre konstant aktiviteter på en del geografiske ansvarsområde.

Utbyggingen er også til ulempe for publikum som bodde i de områdene der det gjentatte ganger foregår utbygging. Figur 2 illustrerer kort gammel arbeidsprosess. Avdelingen som gikk til anskaffelse av nytt system er i grønt, eksterne utbyggere er hvite og andre avdelinger i regionen har fått en lysere grønnfarge.

Figur 2: Gammel arbeidsprosess

Mål ved endring

Planleggingsenheten ønsket å effektivisere oppgavene og koordineringen i forbindelse med planleggingsprossen. De så muligheter for effektivisering både for sin egen del og for de andre aktørene som er involvert i prosessen. Det var et stort potensiale for effektivisering internt bare i det å koordinere utbyggingsaktivitene mellom de ulike saksbehandlerne.

De ønsket et system som fungerte for alle aktører, eksterne og interne, med tanke på samarbeid. Systemet skulle ivareta utbyggerne slik at også de ville få en gevinst av systemet i forhold til effektivisering og enklere koordinering seg i mellom og mot organisasjonen.

Samtidig med at vår enhet så behovet for endringer ble det implementert et digitalt nettsystem i en annen planenhet i et annen region. Dette systemet hadde funksjonalitet som var i samsvar med de behovene som vår enhet hadde. De bestemte seg defor for å investere i dette systemet.

Ny prosess

Det nye, digitale nettsystemet innebar en endring av prosessene for våre interne og eksterne aktører. Figur 3 er en illustasjon av systemet og arbeidsprosessen som systemet tvinger fram. Fargene i figuren symboliserer følgende:

• Hvit/grønn: Planleggere (både eksterne og interne)
• Gul: Det nye systemet
• Grønn: Saksbehandlere/Godkjennere av planer

Figur2; Ny arbeidsprosess med det nettbaserte systemet

Planlegger for en aktør registrerer en plan inn i systemet, og andre planleggere blir varslet om at det er kommet en ny plan i systemet. De andre planleggerne får innsyn i den nye planen, og de kan så melde sin interesse for samarbeid, legge igjen tilbakemeldinger for planen eller bare gi beskjed om at de ikke er interessert i planen.

Planlegger som la utplanen vil ha innsyn i tilbakemeldingene fra andre parter. Planlegger kan så utbyggingens traseer eller planlagt tidsperiode. Planlegger kan også ta direkte kontakt med de andre aktørene som har gitt tilbakemelding, eventuelt har ønsket et samarbeid. Blir det endringer av planen i denne fasen vil vil det automatisk sendes nye varsel til alle aktører.

Når planen har vært på høringsrunder og alle har fått uttalt seg om planen, kan planlegger ferdgistille planen og systemet vil automatisk sende et varsel til forvaltere (illustrert med farge grønn) av det berørte geografiske området. Er planen koordinert i henhold til retningslinjene setter forvalter planen til status “Godkjent koordinert”, og planen vil tilgjengeliggjøres for innsyn fra publikum.

Her er artikkel i Teknisk Ukeblad om det aktuelle systemet.

Gjennomføring av endring

Planleggingsenheten fikk bistand til implementering av systemet hos de eksterne utbyggerne fra levarandøren av det nye systemet. Det ble holdt informasjonsmøter, opprettet en gruppe som skulle komme med forslag til rutiner ved koordineringsprosessen og det ble gitt opplæring av systemet.

Eksterne aktører var positive til det nye systemet og investerte tid og penger for å være med i utviklingen. De var enige om at samarbeidet og koordineringsprosessen ikke var bra nok, og de så et potensial på å forbedre planleggingsprosessen, samt innsparing i utbyggingskostnader ved å samarbeide i systemet. Alle eksterne utbyggere bidrog i forhandlingene om retningslinjer for bruken av systemet og satte seg inn i arbeidsprosessen. Ved idriftsetting av systemet var det god deltakelse fra de eksterne aktørene med samarbeid og planlegging av nye utbygginger.

Alle aktører er med i løsningen unntatt regionen selv. De skulle selv implementere systemet i egen organisasjon, og så ikke behovet for ekstern bistand til dette. Men planenheten møtte motstand i de andre avdelingene i regionen, da de ikke så behovet med å ta i bruk enda et nytt system. Planleggingseneheten kalte inn til møter, men ingen dukket opp.

De hadde ingen strategi for hvordan de ville implementere systemet i egen organisasjonen, da de trodde de andre avdelingene ville se samme potensialet som de gjorde i systemet. Dette var ikke tilfellet og implementasjonen stoppet opp. Toppledelsen i regionen var ikke involvert i anskaffelsen eller implementasjonen av systemet, og deres bidrag til at systemet skulle tas i bruk i regionen ble fraværende.

Oppsummering

Status i dag er at alle eksterne aktører bruker systemet, men avdelingen i organisasjonen har enda ikke det i bruk. De eksterne aktørene opplever til stadighet at regionen starter med utbygging av planer uten at de er koordinert i systemet.

Informasjonen og samarbeidet som skulle gå begge veier går nå bare en vei, og de eksterne utbyggerne er frustrerte og irriterte da de har investert tid og penger i et system som skulle hjelpe til med samhandlingen av utbygging i regionen.

Det er kommet ønsker om et evalueringsmøte, men avdelingen i organisasjonen svarer ikke på henvendelser om dette. De eksterne aktørene har tilnærmet stoppet opp med registrering av nye planer i systemet. I den grad de registrerer planer er det for å samarbeide seg imellom, mens organisasjonen uteblir.