Spor 1 - Førfase
En endringsprosess starter gjerne ut i fra et behov eller mulighet for endring. Behovet kan for eksempel være knyttet til dårlig økonomi eller endrede konkurranseforhold. Mulighet til endring kan for eksempel være tilgang på ny teknologi som medfører endrede og mer effektive arbeidsprosesser. Endringer kan ha ulike motiv, gjennomføres ulikt og skje med ulik hastighet. Endringer kan være av strukturell eller kulturell art, knyttet til organisasjonsstruktur, maktforhold eller holdninger og skjer langs flere dimensjoner. I vårt case var det med utgangspunkt i både et behov og en mulighet for mer rasjonell drift som satte i gang endringsarbeidet. De så mulighetene for forbedringer både i prosess og i forhold til økonomi. De ønsket å frigjøre ressurser ved å innføre et webbasert saksbehandlersystem for å koordinere utbyggerprosjekt bedre.
Å kunne oppdage behov eller muligheter for endring i en organisasjon er en viktig forutsetning, og vi kan se for oss flere mulige måter dette skjer på. Det kan komme fra medarbeidere nederst i organisasjonen og det kan dukke opp i form av et ønske om forenkling av arbeidsprosesser eller prosedyrer knyttet til organisasjonens daglig virke. Organisasjonen bør derfor ha en god kultur på og gode rutiner for hvordan dette kan fanges opp og kommuniseres til ledelsen. Åpenhet og dialog er forutsetninger for å kunne oppdage hva som rører seg i en organisasjon. Kommuniserende organisasjoner har gjerne arenaer hvor dette skjer, og har på denne måten mulighet til å avdekke forhold som ikke er optimale. Vi mener at å kommunisere ved hjelp av digitale nettverk i en organisasjon er rasjonelt fordi kommunikasjon kan foregå uavhengig av tid og rom. Tenk om en medarbeider som får en idé om å benytte et digitalt søknadsskjema kan poste det på en digital forslagsvegg umiddelbart i stedet for å vente til neste avdelingsmøte for å bringe det på banen. Gamle dagers forslagskasse har en digital slektning. Hvis denne form for komunikasjon skal ha verdi er det avgjørende at ledelsen tar tak i forslagene til endring og strukturer det videre arbeidet med disse. Det er avgjørende vikig å ha rutiner på å følge opp dette, ellers faller det på steingrunn.
En leder vil i mange tilfeller ha kjennskap til og kunnskap om behov for endringer i et litt større perspektiv. Mange ledere blir introdusert for ny teknologi i kraft av sin rolle som leder og ser muligheten for å øke konkurranseevnen eller å øke fortjenesten. Det webbaserte systemet som ble forsøkt innført i caset var allerede tatt i bruk i en annen region i organisasjonen, og erfaringene var gode og systemet svarte til forventningene. Dette fikk ledelsen kjennskap til og synliggjorde dette ved å sammenligne dagens situasjon med mulighetene for forenkling og rasjonalisering. I alle endringsforløp er det viktig at det allerede på dette tidspunkt må kommuniseres til hele organisasjonen hvilke funn som er gjort, og hvilke muligheter som ligger i endringene. Det ble ikke gjort i vårt case.
Ingen kommentarer:
Legg inn en kommentar