Endringsløypa - Gjennomføring

Spor 3 - Gjennomføring

Når beslutningen er tatt og målene i fellesskap er satt, kommer man til den kritiske fasen i en endringsprosess. I caset ble saksbehandlersystemet anskaffet og tatt i bruk. Det ble arbeidet både internt og eksternt for å sette det ut i praksis. Det ble etterhvert nødvendig å involvere flere i organisasjonen som også var berørt i disse plan-og utbyggingssakene, men det viste seg at de ikke ønsket å ta det i bruk. De forsto ikke behovet for enda ett nytt system, de trengte det ikke, de hadde verktøyene de trengte. Motstanden de møtte var en konsekvens av mangelen på involvering fra starten av.

I tillegg virker måten organisasjonen er bygd opp på å være et hinder for at de andre avdelingene skulle se mulighetene. Grunnlaget for en god gjennomføring av endringer legges i før- og forberedelsesfasen. De som ikke hadde deltatt i beslutningen om å innføre et nytt saksbehandlersystem ville ikke uten videre ta det i bruk. Dette er et eksempel på at involvering og en deltakende strategi er viktig når store endringer i arbeidsprosesser skal gjennomføres.  Avdelingen som hadde satt i gang endringsprosessen hadde ingen bevisst endringsstrategi i forhold til å involvere alle parter. Dermed stanset implementeringen av systemet opp.

Vi har fire hovedtyper endringsstrategier:

En relasjonsorientert ledelse vil legge vekt på involvering, mens en oppgaveorientert ledelse vil ha fokus på produksjon og målstyring. Det er særlig i kritiske faser viktig at ledelsen leser situasjonen og tilpasser lederstilen ut fra hva det som kreves i en bestemt situasjon. En situasjonsbestemt ledelse tar hensyn til menneskene og situasjonen. For eksempel kan det på et tidspunkt være nødvendig med konkrete tilbakemeldninger til enkeltpersoner eller ytre belønning til teamet eller gruppa. Når praksis skal endres og nytt skal læres er det viktig at lederen er tilstedeværende og overvåker gjennomføringen. Å motivere den enkelte medarbeider og at teamet finner motivasjon i det samme, er sentralt. Før eller siden i gjennomføringsfasen vil det oppstå problemer og utfordringer med teknologien som skal tas i bruk, og da er det viktig at ledelsen er tilstedeværende, støttende og motiverende.

“En av de viktigste årsakene til at endringsprosjekter ofte ikke fører frem, er faktisk at de ikke ledes. Det kreves også en ledelsesendring”, hevder Hennestad og Revang. I denne artikkelen beskriver de åtte råd for vellykket endring.

Scrum er et rammeverk for prosessforbedring. For tradisjonelle organisasjoner representerer det en radikal måte å tenke organisering av arbeid på. Vi ser at elementer fra denne metodikken kan være interessante i endring av arbeidsprosesser. Uten at vi går nærmere innpå dette her, ser vi at dette kan være et rammeverk som kan brukes i denne fasen.